1.짧게하다.
글을 쓸 때 철저하게 읽는 사람 위주로 하듯이 발표도 듣는 사람 위주로 하여야 한다. 그런데도 많은 발표자는 자기가 좋아하거나 편한 방식대로 해서 발표를 망친다.
발표 듣는 사람이 가장 원하는 것은 짧게 해달라는 것이다. 듣는 사람은 모두 바쁘고 수많은 정보에 둘러싸여 있다. 한 조사 결과에 의하면 정신노동을 하는 미국인이 신문, 잡지, 방송, 책, 인터넷 및 대화에서 얻는 메세지가 하루 평균 2,400개에 달한다고 한다. 이처럼 많은 메시지를 듣고 현대인은 신속히 취할 것과 버릴 것을 결정한다. 그렇기 때문에 발표자에게 아무리 중요한 것이라도 듣는 사람에게는 2,400개 중의 하나에 불과한 것이다. 시간을 끌지 말자. 들어보니 별것도 아닌데 시간만 끌면 설득은커녕 듣는 사람의 화만 돋우는 셈이 된다. 듣는 사람이 필요로 해서 돈 내고 받는 수업도 휴강이라면 학생들은 환호한다.
듣는 사람은 자신의 이익과 관련이 없는 사항에 무심하다. 그렇기 때문에 듣는 사람이 어떤 이익을 받을 것인지에 대하여 발표자는 열심히 설명을 하게 된다. 하지만 듣는 사람이 발표에 집중하는 시간은 처음 3분이다. 3분이 지나면 금방 다른 생각을 하기 때문에 나머지 시간에 중요한 사안을 이야기해도 전달 효율이 급격히 떨어지는 것이다. 그렇기 때문에 회의 시에 발표 시간을 3분 이내로 제한하는 회사는 경쟁력이 있는 회사이다. 이러한 회사는 '3분 발표' 연구회를 적극 장려한다. '3분 발표'를 해보면 3분은 의외로 긴 시간이다. TV광고가 20초 내외이지만 많은 핵심 정보를 전한다. 발표자는 3분에 TV광고 10개를 할 수가 있다.
2.한 장면, 한 중심생각의 원칙을 지키자.
발표를 할 때 시각자료를 활용하면 효율성을 극대화할 수 있다. 일반적으로 시각자료의 도구로는 파워포인트(MS Power Point)거 가장 많이 쓰이는데, 이때 중요한 것은 한 장면에 한 중심생각(One slide, one topic)만을 적용시켜야 한다는 것이다. 이것은 글을 쓸 때에 한 문단, 한 중심생각(One paragraph, one topic)과 같은 것이다. 예를 들어 제품의 가격과 성능에 대하여 설명하려는 경우에 한 장면에는 가격에 대해서. 다른 한 장면에는 성능에 대해서 언급해야 한다는 것이다. 만약 성능과 가격을 같은 장면에서 다루면 발표가 집중력을 잃게 된다.
3.시각의 힘을 이용하자.
보기에 깔금하고 핵심 내용이 한눈에 들어 올 수 있도록 한다. 시각은 생각보다 12배 정도의 힘을 발휘하므로 시각적으로 최대한 많은 정보를 전달하여야 한다. 도표나 그림을 사용하여 이해를 돕되 지나치면 안 된다.
사용하는 색깔도 최대 4가지 이내로 하여야 천박하게 보이지 않는다. 제안서는 반드시 검정색 하나만 고집하는 컨설팅 회사도 있다.
청중이 쉽게 알아 볼 수 있는 내용은 생략한다. 청중은 이미 '결론'이라고 쓰여진 장면을 보고 있는데 '지금부터 결론을 말씀드리겠습니다'라고 굳이 말을 할 필요가 없다. '결론입니다' 또는 '결론은'으로 충분하다.
발표자의 시선으로 청중의 관심을 유지시킨다. 청중과 시선을 맞추면서 U자나 N자 형태로 자연스럽게 시선을 옮기면 청중 전체의 관심을 유지할 수가 있다. 때에 따라서는 '한 문장, 한 중심생각'의 원칙을 원용하여 한 사람과 눈을 맞추어 한 중심생각을 설명하는 것이 도움이 된다. 그러나 시선을 너무 자주 옮기면 산만하게 보이고 특정인과 자주 눈을 맞추면 그 분이 불편하게 느끼므로 주의해야 한다. 발표에서 결정적인 사항은 발표자가 눈빛으로 호소하되 되돍 시서을 최고 경영자에게 향하도록 한다. 이렇게 열심히 청중에게 시선을 주면 청중의 반응을 즉각 발표에 반영시킬 수 있다.
4.생각의 속도를 따라 잡는다.
말은 1분에 180개의 단어를 할 수 있으나 머리는 그보다 훨씬 많은 4~5배의 단어를 생각한다. 그러므로 시각물 자체가 너무 단순하거나, 장면에 나와 있는 내용을 단순히 읽기만 한다면 청중은 금방 다른 생각을 하게 된다. 반대로 내용이 복잡하거나 논리 정연하지 못해도 청중은 흥미를 상실하게 된다. 이를 방지하기 위해서는 행간에 의미를 부여하여 긴장감을 유지시켜야 한다. 그렇다고 행간에 의미를 숨겨 놓으라는 뜻은 아니다. 누구나 아는 일반적인 사항은 과감하게 생략하면서 빠르게 진행하라는 의미이다.
생각의 흐름을 가장 방해하는 것이 시각물에 없는 사항을 발표자가 들고 나오는 것이다. 질문이 나와서 어쩔 수 없이 설명해야 하지 않는 한 절대로 새로운 사항을 말로 등장시켜서는 안 된다.
5.설득의 원리를 이해하자.
설득을 당하는 데는 이성(Logos)이 10%, 연민(Pathos) 30%, 감성(Ethos)이 60% 작용한다고 한다.
이성은 논리적으로 사안을 납득할 수 있게 함으로 설득의 기본요소이다. 그러나 워낙 당연한 것이다 보니 중요도는 낮다. 설득에서 이보다 중요한 것이 연민이고 감성이다.
연민은 서로 감정을 함께 함으로 논리적인 설득보다 더 많은 효과를 발휘한다. 감정을 함께 하려면 말하기보다 듣는 것이 낫다. 입은 하나이고 귀가 두 개인 것은 말하는 것보다 듣기를 2배나 많이 하라는 의미라고 한다. 우리가 일상생활에서 듣기만 해도 문제를 많이 해결하는 경험을 종종 하게 되는 것도 듣기의 힘이다. 그러므로 경청자가 진정한 설득자라고 한다.
이와 같은 경청의 힘을 질문에 대처하는 방안으로 활용한다. 질문자의 대부분이 발표자의 의견을 듣기 위해 질문을 하기보다는 자기의 지식을 과시하거나 자기의 의견을 피력하는 기회로 질문을 활용한다고 한다. 이러한 경우에 발표자는 답변을 하는 대신 조용히 경청한 후 간단히 맞장구만 치면 된다. 특히 경청은 곤란한 질문에 대하여 위력을 발휘한다. 곤란한 질문일수록 답변하지 말고 성실한 자세로 듣기만 하면 된다. 어차피 질문자도 답변을 기대하고 하는 질문이 아니기 때문이다.
감성은 느낌이나 인상이며 연민보다 더 큰 효과를 가지고 있다. 청중이 느끼기에 발표자의 실력이 기대에 못 미치거나 발표자의 인상이 좋지 못하면 그 발표는 안 하는 것보다 못하다. 그렇기 때문에 발표자의 자신감이나 복장 등의 비언어적인 표현을 강조하는 것이다. 하나의 오,탈자가 청중에게 나쁜 느낌을 주어 자료의 신뢰성에 치명적이 될 수도 있기 때문에 주의하여야 한다.
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